5.1.1 銷貨單_新增

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建立平日的銷售資料,銷貨單存檔後商品會自動扣庫減少庫存,收款方式的選擇也會影響「現金收支表」或「銀行收支表」、「銀行彙總表」及「應收帳款」等相關報表

一、【新增】銷貨單

開啟後點選【新增】

欄位說明

1.【客戶】

購買商品的客戶;商品寄送的客戶

選擇客戶時下拉挑選,下拉的來源資料是「基本資料-客戶資料」的內容,若打單時下拉發現無符合的客戶(之前沒有建立到或為新客),可按 + 直接簡單建立客戶資料,詳細資料可等日後有空時再回「基本資料-客戶資料」補齊

2.【請款客戶】

要收款的客戶,系統會先預設剛才選入的【客戶】資料,可改實際收款的客戶

一般與【客戶】會是同一家,但有時若交易的對象為"分公司或分店",但請款要向"總公司或總店",則【客戶】欄會是"分公司或分店",【請款客戶】欄則要修改為要請款的"總公司或總店";或為現在常見的貨到收款,由貨運公司代收款,則【請款客戶】例如就可能是黑貓、嘉里、大榮等…貨運公司囉!

3.【業務】

此張銷售單的所屬業務員

若上次有交易,會帶入上次銷貨單的業務員 下拉資料內容是「共用設定-員工資料」,若下拉無符合資料可按 + 直接新增員工

銷貨單有建立業務,之後可以看【進銷存報表-業務員銷售排名表】統計分析業務的業績喔!

4.【運送方式】

可備註此張銷貨單出貨的方式

若上次有交易,會自動帶入上次此客戶的運送方式 資料來源是「共用設定-運送方式」,若下拉無符合資料可按 + 直接新增所需備註的運送方式,如"宅配\貨到付款" "711取貨\711代收" "自取" "郵寄" 等…

5.【收款方式】

目前提供下列四種:(1)現金 (2)信用卡 (3)轉帳 (4)月結/未收款/貨到付款

若有交易過,會預帶上次銷貨單此客戶的收款方式

(1)現金:收到客戶支付現金購買商品,一般有實體店面,常會有此情況

(2)信用卡:客戶刷卡購買商品

選擇此項,之後銀行匯款過來要用【資金帳務-信用卡入帳】沖帳

(3)轉帳:客戶匯款轉帳購買商品,選擇轉帳時會出現[匯入帳號]和[對方帳號]欄位,可備註款項是匯入我們公司的那個帳戶裡(非客戶的帳號),以及客戶的帳號為何,方便日後備查

【轉入帳號】必填欄位,下拉資料來源是「共用設定-銀行帳號」,若無符合資料可按 + 直接新增公司的銀行帳號資料

轉帳金額會使【銀行收支表】和【銀行彙總表】金額增加

(4)月結/未收款/貨到付款:月結客戶的銷貨單,例如每月25結帳,5號收款;或有時出貨後會過一陣子才收到客戶支付的貨款也可選擇【月結/未收款】,例如"貨到付款";若客戶的貨款是開立支票支付,此部份請也選擇【月結/未收款】

=>選擇【月結/未收款/貨到付款】,系統會出現[預結帳日]和[預收款日]兩欄,若有和交易客戶談定固定何時結帳?何時收款,建議可維護好這二欄,方便日後查詢

而和客戶談定好的固定結帳日和收款日,其實系統可自已依銷貨單的【日期】欄計算,只要您先在「基本資料-客戶資料」中有先設定好[結帳日]及[收款日]兩欄資料,系統就會自動幫您推算囉!

例如「基本資料-客戶資料」中的[結帳日]是"每月25日"及[收款日]是"每月5日",那麼2/1的銷貨單會在2/25結帳,3/5收款;反之2/26的銷貨單則在3/25結帳,4/5收款喔~

成立【月結/未收款/貨到付款】後會變成公司的應收帳款,之後收到款項,再建立「帳款收付-收款單」沖帳,而收款的項目當然客戶也可能是付現、轉帳、刷卡、開立支票,如何沖帳,請看收款單的章節;如何查詢有多少應收帳款,建議可以使用「管理報表-應收帳款統計表」等應收帳款相關報表

6.【發票聯式】

可備註此張銷貨單開立的發票聯式,提供有下列四種:(1)不開 (2)二聯式 (3)三聯式(4)電子發票

7.【課稅別】

可備註此張銷貨單開立的稅別,提供有下列四種:(1)應稅外加 (2)應稅內含(3)零稅率 (4)免稅

一般若[發票聯式]選擇"二聯式"或"三聯式",通常[課稅別]會為"應稅內含"或"應稅外加,銷貨單單身建立完銷售的商品後,若為"應稅外加"系統會依合計金額*5%自動計算稅額

【課稅別】為"應稅內含"時會自動計算稅內含的金額

會配合【商品資料】預設的【零售價】(帶入定價)和【優惠價】(帶入單價)是否含稅再去計算喔!

8.【發票日期】

開立發票的日期

9.【發票號碼】

確認開立好的發票號碼後,可再補入銷貨單此欄中

10.【請款客戶統編】

交易客戶的統編,會先帶「基本資料-客戶資料」中的[統一編號],若客戶資料無設定,則會帶空白;故如需帶出此資訊,不想每次都要輸入,就可先在客戶資料中維護好,節省打單的時間

11.【送貨地址】

商品寄送的地址,會先帶「基本資料-客戶資料」中的[送貨地址],若客戶資料無設定,則會帶空白

12.【取訂單】

若此次出貨有前置訂單,請按【取訂單】,開窗後會帶出此家客戶未出貨的所有訂單,勾選要出貨訂單帶回【銷貨單】

13.【退貨】

商品退貨時使用,通常有發生退貨,仍要先將銷貨單存檔後,再按點開或按修改鈕執行退貨,詳細退貨的操作,請參考銷貨退回單章節

13.【品號】

選擇商品請按...開窗選擇銷售的貨品

14.【單位】

會先預設帶入商品的基礎"庫存單位",若交易時出貨的單位非庫存單位,可開窗選擇其他單位,例如"箱"

假設客戶購買的"雙鏡片全罩安全帽",一箱有5頂,那麼可以在[單位]欄,點選...開窗,選取銷售不同的單位!

以此例開窗後沒有看到箱,表示之前並未先在「共用設定-換算單位」中建立好,此時可直接按[新增],建立"箱"的換算單位

[單位]欄按[新增]功能後會出現下列畫面

接著請您在【換算單位】欄輸入"箱" ; 在下方換算數量輸入要換算的值,以此例「1箱=5頂」,就輸入"5" ,輸入完成後按【儲存】

然後再點選剛才建立好的單位資料帶回銷貨單

假設此次"雙鏡片全罩安全帽"客戶購買一箱,則銷貨單【數量】欄則為1

記得此時您銷貨單的【單價】 及【金額】欄是要以"1箱"的售價來看喔!

系統會先依「基本資料-商品資料」中的【優惠價】欄計算換算數量後一箱的單價及金額,而若【優惠價】為0,那麼就會用【定價】欄來計算,來看看以上例子設定的換算數量自動計算1箱應符合的價格

例如上例商品資料零售價定價是1頂2500元,優惠價是1頂2200元,而一箱有5頂,所以1箱的單價是?.......

參考商品資料畫面

單價等於2200*5=11,000

參考銷貨單資料畫面

這樣,關於換算單位的使用方式,是否有比較瞭解了呢?

15.【數量】

游標點到此欄,會出現綠框,此時可直接用鍵盤輸入要銷售的單位數量

數量欄旁的...開窗,提供銷售時快速查詢各倉庫目前的庫存數量

參考銷貨單數量欄開窗後的畫面

16.【單價】

銷售商品的單位單價,單價會依您選擇的客戶及商品自動取價

單價欄會依系統設計好的取價順序帶入,若順序1查無-->就會找順序2-->查無再找到順序3,而都沒有就帶入0元,順序是:

1、「銷貨單」客戶歷史交易價(最後一次客戶購買此商品的價格)

2、「基本資料-商品資料」欄中[優惠價]

3、「基本資料-商品資料」欄中[零售價]

17.【金額】

系統計算「數量*單價」後帶入,有時在不知商品單價情況,也可在【金額】欄直接輸入總額,由系統自動計算單位售價帶回【單價】欄

18.【定價】

「基本資料-商品資料」的[零售價]欄,若無設定,則帶0元,此時【折數】欄可能會呈現異常,故建議可設定好零售價,但如不介意,也可不理會,不會影響資料的存取

19.【折數】

系統計算「金額/零售價」而得 可修改,修改後系統會重新計算金額欄,並且也更正單價欄資料

20.【倉庫】

商品扣庫的倉庫

倉庫開窗後的內容為「共用設定-倉庫資料」的資料,若開窗後無符合資料,可按[新增]快速建立倉庫資料

系統會先依「共用設定-基本設定」中[主要倉庫]裡設定的倉庫資料先預設帶入,可開窗修改實際扣庫的倉庫

參考倉庫欄開窗後畫面

21.【贈品】

有贈送商品給客戶時,可勾選,打勾後[單價]和[金額]欄會自動變為0元

22.【批號】

批號開窗的內容會依品號區分,開窗後只會看到那個商品的批號資訊

前提是在【公用設定-基本設定】作業【批號管理】有打勾,銷貨單的單身才會看到此欄位

若開窗後無符合的資料,系統也提供直接建立的功能

批號開窗快速建立的畫面,建立好的批號會回寫至【進銷存-商品批號維護】

建立好批號後,勾選所需出貨批號,再按【確認】即可帶回,一般來說從【銷貨單】新增批號應比較不會發生,比較有可能發生會是由【進貨單】新增批號喔!但系統不做嚴格管控,留給企業彈性運用,故若您出貨時需要批號,請內部自已管控確認好單據內容再存檔喲

帶回批號後即輸入好【銷貨單】的【批號】欄出貨扣庫資訊

之後追蹤可以查看【商品批號追蹤表】

23.單身【備註】

可看您需不需要註記什麼內容,此處的【備註】欄,系統有提供【商品追蹤表】可查詢相關資料

24.單身【未稅金額】及【稅額】

由【課稅別】依據【金額】自動計算,允許自行修改

若有自行調整金額,建議存檔時看到稅額調整訊息,要按【取消】喔,不然稅額會被重新計算

出現【 整張稅額計算,與單身單筆合計有差異,是否由系統自動調整?】訊息,一般是因為單身稅額加總後的金額,不等於單尾總額*5%金額,才會出現尋問訊息,按【確認】後,會自動調整稅額金額等相關欄位,讓總額符合整合合計5%後的金額

例如下例銷貨單【合計金額】是1,618元,1,618*5%=80.9,【稅額】目前為80元,四捨五入後應為81元,【總金額】仍為1698元

存檔後出現訊息按【確認】,由系統自動計算,系統會在金額最大的那一筆,進行調整,讓單尾【稅額】變為81元,【合計金額】仍為1697元

25.【儲存】

建立完成後若不繼續打銷貨單,可按儲存鈕檢視資料

26.【儲存並新增】

建立完成後若要繼續建立下一張銷貨單,可按儲存並新增,快速建立下一筆銷貨資料

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