7.1 收款單

Last updated 4 months ago

收款單的主要功能有三項:1、記錄收到客戶的款項及金額。2、沖銷應收帳款。3、預收客戶貨款或訂金

一、執行時機

實際收到款項時,再建立「收款單」,以避免有應收帳款已沖帳但未收款情況;或預收款已入帳於系統但實際確沒收到款,故金額有入帳收到時,再來建立「收款單」較佳

二、收到款及沖銷帳款

情況一:全數沖帳

1、【新增】:收到款項要沖帳時請按【新增】建立資料

2、【請款客戶】:下拉選擇收款的對象,選好客戶後,就會在單身自動載入末收的帳款(月結款)

此處欄位為【請款客戶】的原因,是指「銷貨單」的【請款客戶】,若要沖銷貨單"賖銷"的帳款,一定要選和銷貨單【請款客戶】一致才會帶出應沖帳的資料~

銷貨單月結或還沒收到款,收款方式要選擇"賖銷",交易的【客戶】一般會與【請款客戶】一致,但有時遇到交易的對象是子公司或分店,請款要向總公司或總店請;或是請貨運公司代收款,故請款結帳是找貨運公司,就會有【請款客戶】與【客戶】不一致情況喔!

*參考「銷貨單」的【客戶】與【請款客戶】"一致"的單據

*參考「銷貨單」的【客戶】與【請款客戶】"不一致"的單據

3、【日期】:選擇收款的日期

接下來,我先用一個最複雜的收款情況來說明!情況如下:

假設「和樂機車行」銷售帳款$32,792元,收到客戶支付現金2,000元,殺價折讓700元,貨款10,000元客戶轉帳匯款,剩餘20,000開立支票,另發生運費92元(客戶不支付,由公司承擔)

這麼複雜的收款情況,要如何打單呢?

4、【現金】:首先,收到現金2,000元,此欄輸入2000

5、【請選擇】:選擇沖帳資料

可先勾選要沖帳的資料,先勾或最後勾都沒關係,沒有一定的順序

但想先輸入【折讓】金額的話,就可以先勾,勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額

單頭若先輸入了【轉帳】金額或【支票】金額,記得要輸入完相關欄位,再到單身勾選

6、【本次沖帳】:在【請選擇】處勾選後,會自動帶入金額,若有折讓要扣除折讓後的金額,修改輸入於【本次沖帳】欄位,此處要由32792改32092

7、【折讓】:客戶殺價折讓700元,此處輸入700。要先輸入【折讓】或改【本次沖帳】無一定的順序,依方便打單即可

8、【轉帳】:貨款10,000元客戶轉帳匯款,輸入10000,並填妥下列二欄資料

(1)【轉入帳號】:必填。客戶的轉帳貨款是入到我們的那一個銀行(非指客戶銀行,是指公司的那一個銀行帳號)

若無符合的銀行可按 + 直接新增;或到「公用設定-銀行帳號」中建立

(2)【對方帳號】:非必填。記錄客戶的帳號資訊

9、【支票】:剩餘20,000開立支票,輸入20000,並填妥下列二欄資料

(1)【支票號碼】:必填。記錄客戶開立的支票號碼

(2)【到期日】:必填。記錄支票何時到期

10、【其他】:另發生運費92元(客戶不支付,由公司承擔),輸入92,另在【其他項目】欄註明為"運費"

以剛才有三種收款項目,另有發生折讓及公司承擔運費情況,都仍可在一張收款單中記錄及沖帳完畢喔!

當然…我想實務上,應不太會發生這麼複雜情況,因此…由難入簡易,若您能理解剛才的情境,那麼例如簡單的只有收到客戶現金時,是否只要輸入【4】及勾【5】,確認【6】就完成了呢!

11、【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】:都為唯讀欄位,【收款合計(含折讓)】是"單頭收款金額"的加總,【應收沖帳(含折讓)】是"單身本次沖帳金額"的加總,二個金額要一致,才可沖銷全部帳款

確認資料無誤,按【儲存】即完成收款沖帳囉!

情況二:部份沖帳

只收到部份的款項,沒有收完全部時

1、【請款客戶】:選擇要沖帳的客戶

2、【請選擇】:勾選要沖的帳款

3、【本次沖帳】:將剛才系統預帶入的金額,改為此次僅收到要部份沖銷的金額,如2000改1000

4、【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】:確認金額一致後,按【儲存】即完成部份沖帳

三、預收客戶訂金或貨款等預收款發生

1、【新增】:點選新增建立客戶預收款

2、【請款客戶】:選擇預收款的對象

3、【請選擇】:不勾選沖帳,【本次沖帳】欄金額為0元

4、【儲存】:輸入完成存檔

5、出現會變為預收款的提示訊息,按【確認】,預收款即會儲存成功!

預收款成立後,當下次再建「收款單」,選擇好此家客戶後,就會在單身看到有預收款的待沖帳資料囉!

四、銷貨和銷退互抵,不會收到錢的沖帳:

選擇好客戶後,會載入銷貨和銷退的帳款,在單身【請選擇】欄位將二筆打勾,上方收款項目金額維持0元,資料存檔後即可沖帳

五、銷貨和預收互抵,不會收到錢的沖帳:

先收了客戶訂金,或有些行業是先預收款後,再慢慢出貨扣款,這種情況的沖帳,只要控制好單身的本次沖帳金額,就可完成沖帳囉!

六、補充資料:

1、【轉帳】欄金額非為0元時,【轉入帳號】會變為必填欄位

當在【轉帳】欄填入金額後,【轉入帳號】會變成"必填"欄位~若沒有填寫,直接去單身【請選擇】勾選後,到【本次沖帳】欄或【儲存】等欄位時,會看到以下錯誤畫面!

此時,您只需要將收到客戶匯款的公司帳號選入【轉入帳號】欄位,直接再確認單身【本次沖帳】欄位金額後,按【儲存】即可完成沖帳。

2、【支票】欄金額非為0元時,【支票號碼】及【到期日】會變為必填欄位

只要將資料輸入完整,在【請選擇】勾選要沖帳的資料,再確認完【折讓】及【本次沖帳】金額無誤,就可存檔囉!