7.2 付款單

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付款單的主要功能有三項:1、記錄支付廠商的款項及金額。2、沖銷應付帳款。3、預付廠商貨款或訂金

一、執行時機

實際支付款項時,再建立「付款單」,以避免有應付帳款已沖帳但未付款情況;或預付款已入帳於系統但實際確沒支付狀況,故金額有實際支付時,再來建立「付款單」較佳

二、支付款項及沖銷帳款

情況一:全數沖帳

1、【新增】:支付款項要沖帳時請按【新增】建立資料

2、【廠商】:下拉選擇要付款的對象,選好廠商後,就會在單身自動載入末支付的帳款(月結款)

進貨單月結或還沒付款,付款方式要選擇"賖進",不然不會有應付帳款的生成喔!

*參考「進貨單」的單據,付款方式為"賖進"時畫面

3、【日期】:確認付款的日期

接下來,假設付款情況如下:

「全新工業」進貨貨款此次要支付二筆貨款,分別為期初應付款$4,295元及3/1進貨應付款$8,190元,另有3/3進貨退出款$630元可扣抵,共應支付$1,1855元($4,295元+$8,190元-$630元),實際支付$1,1800元,殺價55元。支付現金$700元,殺價折讓$55元,轉帳匯款$5,000元,剩餘6,000開立支票,另發生運費100元(公司不支付,由廠商承擔)

這麼複雜的付款情況,要如何打單呢?

4、【現金】:首先,支付現金$700元,此欄輸入700

5、【請選擇】:選擇沖帳資料,此處要勾選三筆,即期初應付款$4,295元及3/1進貨應付款$8,190元,另3/3進貨退出款$630元

可先勾選要沖帳的資料,先勾或最後勾都沒關係,沒有一定的順序

但想先輸入【折讓】金額的話,就可以先勾,勾選後【本次沖帳】欄位系統會自動帶入金額

單頭若先輸入了【轉帳】金額或【支票】金額,記得要輸入完相關欄位,再到單身勾選

6、【折讓】:跟廠商殺價折讓55元,此處輸入55

要先輸入【折讓】或改【本次沖帳】無一定的順序,依方便打單即可

7、【本次沖帳】:在【請選擇】處勾選後,會自動帶入金額,若有折讓要扣除折讓後的金額,修改輸入於【本次沖帳】欄位,此處要由4295改4240

8、【轉帳】:轉帳匯款$5,000元,輸入5000,並填妥下列二欄資料

(1)【轉出帳號】:必填。轉帳給廠商的貨款是由我們的那一個銀行轉出(非指廠商銀行,是指公司的那一個銀行帳號)

若無符合的銀行可按 + 直接新增;或到「公用設定-銀行帳號」中建立

(2)【對方帳號】:非必填。記錄廠商的帳號資訊

9、【支票】:剩餘6,000開立支票,輸入6000,並填妥下列二欄資料

(1)【支票號碼】:必填。記錄開立給廠商的支票號碼

(2)【到期日】:必填。記錄支票何時到期

10、【其他】:另發生運費100元(公司不支付,由廠商承擔),輸入100,並在【其他項目】欄註明為"運費"

以剛才有三種付款項目,另有發生折讓及廠商承擔運費的情況,都仍可在一張付款單中記錄及沖帳完畢喔!

當然…在實務上,應該不太會發生這麼複雜情況,因此…知道了困難的方法,要推理解單的方式就容易多了,若您能理解剛才的情境,那麼例如簡單的只有支付廠商現金付貨款時,是否只要輸入【4】及勾【5】,確認【7】就完成了呢!

11、【付款合計(含折讓)】及【應付沖款(含折讓)】:都為唯讀欄位,【付款合計(含折讓)】是"單頭付款金額"的加總,【應付沖帳(含折讓)】是"單身本次沖帳金額"的加總,二個金額要一致,才可沖銷全部帳款

確認資料無誤,按【儲存】即完成收款沖帳囉!

情況二:部份沖帳

只支付部份的款項,沒有付完全部時

1、【廠商】:選擇要付款的對象

2、【請選擇】:勾選要沖的帳款

3、【本次沖帳】:將剛才系統預帶入的金額,改為此次僅收到要部份沖銷的金額,如30240改3000

4、【付款合計(含折讓)】及【應付沖帳(含折讓)】:確認金額一致後,按【儲存】即完成部份沖帳

三、預付廠商訂金或貨款等預付款發生

1、【新增】:點選新增建立支付給廠商的預收款

2、【廠商】:選擇要付款的對象

3、【請選擇】:不勾選沖帳,【本次沖帳】欄金額為0元

4、【儲存】:輸入完成存檔

5、出現會變為預付款的提示訊息,按【確認】,預付款即會儲存成功!

預付款成立後,當下次再建「付款單」,選擇好此家廠商後,就會在單身看到有預付款的待沖帳資料囉!

四、進貨和進退互抵,不會支付錢的沖帳:

選擇好廠商後,會載入進貨和進貨退出的帳款,在單身【請選擇】欄位將二筆打勾,上方付款項目金額維持0元,資料存檔後即可沖帳

五、進貨和預付互抵,不會支付錢的沖帳:

先支付廠商訂金,或有些行業是先預付款後,再慢慢進貨扣款,這種情況的沖帳,只要控制好單身的本次沖帳金額,就可完成沖帳囉!

六、補充資料:

1、【轉帳】欄金額非為0元時,【轉出帳號】會變為必填欄位

當在【轉帳】欄填入金額後,【轉出帳號】會變成"必填"欄位~若沒有填寫,直接去單身【請選擇】勾選後,到【本次沖帳】欄或【儲存】等欄位時,會看到以下錯誤畫面!

此時,您只需要將支付廠商時由公司那一個帳號匯款的選入【轉出帳號】欄位,直接再確認單身【本次沖帳】欄位金額後,按【儲存】即可完成沖帳。

2、【支票】欄金額非為0元時,【支票號碼】及【到期日】會變為必填欄位

只要將資料輸入完整,在【請選擇】勾選要沖帳的資料,再確認完【折讓】及【本次沖帳】金額無誤,就可存檔囉!